「好麻煩阿~~」申請電子發票,對於新手小白來說,是一件非常複雜(加重語氣)的事,即使去財政部,看相關說明教學文件,也覺得像天書一樣,每個字都看得懂,合在一起就看不懂!
更別說,各種資料分散各地,光確認流程跟正確性,就要耗費一脫拉庫時間。
經過無數次,幫創作者、個人講師、公司行號等,處理電子發票申請相關事宜,也累積不少被退件的心酸血淚經驗….,這篇文章,我們想「試著」以最簡單的文字,來跟大家說明,如何申請電子發票!!!
內容目錄
名詞解釋!發票觀念篇
販售線上課程一定要開發票?個人還是公司戶有差嗎?
很多創作者剛開始當斜槓青年、開展兼職副業時,不會考慮太多稅務相關問題,但當個人年收入超過一定數字,牽涉到課稅級距問題,發現要繳的稅比想像中多很多,在稅負考量之下,可能就會開始思考設立公司或行號。
【直接幫你畫重點】
如果你是開立公司,毫無疑問,無論營業額多少,一定要開統一發票;
倘若你是成立行號,只需開收據,那月營業額超過 20 萬時,才需要開立統一發票。
有人會問說,那如果我是小規模營業人,只有某個月銷售額達到 20 萬以上,也需要開立統一發票嗎?
據現行法規,除非資料顯示(比如說銀行交易明細),全年收入達 240 萬元以上(月平均大於 20 萬元),才符合開立統一發票的標準,不然一般來說,是不會因單月特殊情況,就被主管機關強制要求開發票的。
【再做個資料整理】
1、如個人賣家以營利為目的,透過網路銷售實體貨物,如果未達新台幣 8 萬元者(銷售勞務者為 4 萬元),是不須課徵營業稅的,但一旦當月的銷售額超過 8 萬元(銷售勞務者為 4 萬元),就必須立刻向國稅局申請稅籍登記。→ 銷售線上課程就算是銷售勞務。
2、每月銷售額超過 8 萬元但未達 20 萬元者,按銷售額依稅率 1%,由國稅局按季(每年 1、4、7、10月的月底前發單)開徵。
3、每月銷售額超過 20 萬元者,等同有一定的經營規模了。國稅局將核定其使用統一發票,稅率為5%,但相關進項稅額可提出扣抵,且此類營業人,必須每 2 個月一期,向國稅局申報一次銷售額,並自行繳納營業稅額,需要開發票。
資料來源:加值型及非加值型營業稅法(營業稅法)
我想要申請電子發票,有前提條件嗎?
不確定自己是否具備電子發票申請資格?
簡單來說,如果你想要開電子發票,必須是有「核准營業登記的營業人」,並跟所在地的主管稽徵機關(國稅局)完成「稅籍登記」。
電子發票是什麼?你真的知道嗎?
目前市面上常見流通的 統一發票 種類,隨便想想就有好幾種,大概分為手開式發票、傳統那種長條形紙本發票、發票旁邊有一堆小洞洞的收銀機發票,以及上面有 QRCode 二維碼的紙本電子發票。
到底為什麼要有那麼多種呢?不覺得整理收納很麻煩嗎?(嗯~這不在今日討論範圍)
但我們就來說說電子發票這回事吧!
為了節能省碳,政府其實從 2010 年代起開始推行電子發票,載具更是 2012 年就有了,但因為真的太複雜,民眾根本搞不太清楚如何使用,直到近幾年,大家愈來越習慣行動支付,才開始慢慢帶動發票無紙化,把發票直接存在載具內。
依據財政部「電子發票實施作業要點」定義解釋,電子發票就是以網際網路,或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票。
⚠️白話來說,現在我們說的電子發票,主要可分為兩種:電子發票證明聯與雲端發票。
- 實體紙本電子發票 → 正式名稱叫「電子發票證明聯」
- 無實體電子發票 → 雲端發票
為什麼要用電子發票?使用電子發票的好處?
從營業人(公司)的角度來說:
- 電子發票採數位化的方式,方便資料的保存、管理與查找。
- 財政部電子發票整合服務平台,可讓商家下載報稅所需相關資料,在當期申報營業稅時,即可將該檔案直接匯入「營業稅電子申報繳稅系統」,免除逐筆登錄資料的程序,節省不少時間跟精力。
從消費者的角度來說:
現在去便利商店買東西,很多店員都會問說,「發票要印嗎?」你可以選擇印出紙本發票,或是以雲端發票的形式,存在手機條碼、悠遊卡等載具。這可以說是電子發票才有的專屬特色。
- 為了鼓勵民眾使用雲端發票,財政部現在有增開不少雲端發票專屬獎項,存入載具將可大大提高中獎機會。
- 雲端發票如果中獎,獎金可直接匯入指定戶頭(帳戶需要先設定好),你不用自己對獎,像以前一樣,在發票後方填寫一堆資料,還要擔心發票會破損不見。
什麼是電子發票字軌號碼?
如果你是第一次聽到「電子發票字軌號碼」,一定會覺得這是蝦米碗糕啦!(;´༎ຶД༎ຶ`)
我們先以下方大圖電子發票證明聯為例:
大家可以看到在年份期別下方,有個 XX – 12345678 。XX 通常是肉眼看不出規則的英文字母組合,比如說什麼 KK、MN、LG,這個就是所謂的「字軌」。
而後面的發票「號碼」,就不陌生了吧!畢竟,每兩個月一次的小確幸 — 發票開獎,看得就是它!
是的,那些很常瞄到的字母數字,就是所謂的字軌號碼,每一張發票上的字軌號碼,都是獨一無二的。
⚠️想開立電子發票給消費者?你必須要先申請到「電子發票字軌號碼」。
馬上學會!申請電子發票 8 步驟
對於電子發票有一點點基本概念了嗎?那接下來就直接進入正題了!
該如何申請呢?先讓各位看一下基本流程,有個心理準備。
步驟 1|準備好公司的身份證 — 工商憑證
有網路報稅過的大家,應該多少有聽過自然人憑證吧!?
自然人憑證主要用來判斷,我們身為一個自然人(活生生的人)在網路上的身分,等同你在網路上的身分證。除了報稅,我們還可以用它來查詢勞保勞退、就醫資料,或申請健保卡等等政府業務。
同樣的,公司該如何在網路上判斷身分呢?靠得就是「工商憑證」這張卡片,換言之,它就是公司、企業在網路上的電子身分證,方便你辦理一些相關電子業務,並提供安全認證服務,防止交易資料被竄改等。
有些人會問說,公司一定要辦工商憑證嗎?這件事雖並沒有強制,但是有了它呢~公司就可以透過工商憑證,直接在線上申請加退保、下載勞健保資訊等,及本文重點 — 申請電子發票、授權第三方等相關事務。
簡單來說,如果沒先申請好工商憑證,在後續申請電子發票流程,你可能會有比較多「紙本往來」作業。
申辦工商憑證
機關:經濟部工商憑證管理中心
方式:網路申請
時間:3 – 6 個工作日
費用:新台幣 420 元
步驟 2|選擇、物色電子發票第三方加值服務中心
根據法規,公司行號開出去的發票資料,無論是開立、作廢或註銷等,還是空白未使用到的發票號碼,全部都要上傳到「財政部電子發票整合服務平台(簡稱:大平台)」做為交易存證。
舉例來說,B2C (公司對個人)交易,開立發票後 48 小時內,商家就必須要完成這件事→上傳到大平台;B2B (公司對公司,需打統一編號)交易的話,上傳時限則是 7 天。
那該如何上傳發票呢?如果懂得技術的公司,可以下載財政部提供的 Turnkey 軟體、自建電子發票系統來操作,但這太煩人、也太難了,所以一般營業人(中小型公司),通常會建議花點錢,直接找財政部核准的第三方業者 — 電子發票服務加值中心,幫忙處理後續大小瑣碎發票字軌號碼事務。
以 Teachify 開課快手來說,我們目前合作、後台系統整合的第三方加值服務中心就是 eZpay 簡單付,後台也已跟 ezPay 做了整合。
▼ 如果你要購買 ezPay 方案,建議買微量型即可,沒有使用期限,比較無負擔。
步驟 3|跟國稅局申請開立電子發票字軌號碼
電子發票字軌號碼,需要跟當地國稅局申請。
請依照你的公司實際登記區域,找到該區域所屬的國稅局,將申請書等相關文件送交給他們審核。
比如說,你的公司登記在台北信義區,那就是找財政部台北國稅局信義分局,以此類推。
順利的話,大約一週工作日時間,就可以審核通過,進行後續取號相關事宜。
★ 電子發票申請文件及準備資料
別懷疑,以下 10 點黃框框內容,全都要送交給國稅局。
欸對~歡迎你走上申請電子發票之路,只要過了這關,其他真的都沒什麼難的 (笑)
【註1】第 4-8 點提到的樣張跟文件,你可以去 「ezPay 電子發票加值服務平台測試區」進行操作列印。該測試區非 ezPay 正式後台,即使你還不是客戶,也可免費申請登入→ ezPay 操作教學跟路徑說明點此
【註 2】第10 點提到的「委託加值服務中心事務委任書」,因還需要加值服務中心的大小章,所以相對繁瑣,時間也要拉得比較長,但如果你有工商憑證,就不需要附上該文件。(可以少一樣文件就對了)
★ 什麼是電子發票證明聯樣張?感熱紙該去哪裡購買?
所謂的樣張,意思有一點點像是商品的樣品(Sample)。
申請電子發票前,你必須要根據法規要求,把不同情況下的發票樣張,一一列印出來,讓國稅局確認,你實際印給消費者的票據,大概會是什麼樣子。
比如說: B2B 跟 B2C 發票,長度跟樣式就不同。想知道詳細要求跟差別,可以參考這份→ 電子發票作業實施要點 (這真的要仔細看,我們有因為發票樣張,不符標準長度 9 公分被國稅局退件過)
電子發票證明聯(樣張)採用的是感熱紙,保險起見,建議最好是去,財政部官方認可的代售點申購。你還必須要準備「感熱式收據列印機/感熱式出單機」,不然會無法列印。
電子發票字軌號碼申請書填寫說明
在填寫申請書時,問題中會夾雜很多,平時看不到的名詞,想跟你簡單做個講解:
⚠️ 在上圖,在「二」提到,電子發票字軌號碼「每期」預估使用數量?
首先你要知道,電子發票字軌號碼是以「期別」為單位,每兩個月為一期。比如說,1 – 2 月是第一期,3 – 4 月第二期,以此類推,11 – 12 月就是第六期。
你可以把「電子發票字軌」,當作一本看不見的發票本,而每一張發票,都會有相對應的字軌號碼,
所以,上述問題白話來說,它其實就是在問你,你預計每期(連續兩個月),會使用多少本發票字軌?
每一組電子發票字軌,會有 50 個號碼,6 組就是 300 個,300 個字軌號碼 = 對應 300 張電子發票,也就是說,假設你在第一期申請 6 組,意味著,1 – 2 月份時,你只能開出去 300 張發票。
所以當你推出新商品、新課程,或是準備進行一波促銷活動時,字軌號碼都要先準備好,避免有發票不夠用的窘境。
預估使用數量的方式,建議是用過往經驗,大概算出一個銷售量。比如說,銷量比較好的月份,大概會有 500 張訂單,500 / 50=10,所以就會用到 10 組發票字軌,再加上備用 3 組,大概需要購買 13 組。
當財政部核准後,下一次就會延續相同數量。
★ 配號是什麼?中小型公司該選擇「年配」還是「期配」?
每一組發票的字軌號碼,都是獨一無二的,為了避免有重複的情形,財政部會把大家申請的字軌號碼(組數),提前分配給各家公司行號,這就是所謂的「配號」。
電子發票配號,主要分為「年配」與「期配」二種。
年配:一次可以取得一整年的電子發票字軌。
期配:一次只能取得一期(每 2 個月為一期)的電子發票字軌,且要逐期去取號。
大部分中小型公司,都還是會以期配為主。
★ 把相關資料送交國稅局後,如何確定我的電子發票字軌號碼已申請通過?
如果確認審核通過,你就會收到財政部(einvoice@einvoice.nat.gov.tw)寄來的通知信件。
信件主旨是:電子發票整合服務平台營業人建立帳號通知(統編 xxxxxxxx)
內容會很簡單的顯示3個資訊 ↓
營業人統編:xxxxxxxx
營業人帳號:xxxxxxxx (預設是公司統編)
營業人密碼:oxoxoxox
看完以上這些說明,如果你已經覺得欲哭無淚的話,建議乾脆花錢,找專業公司或會計事務所幫忙準備資料、申請送件(時間成本比什麼都重要);如果你是要銷售線上課程跟數位商品,可直接利用 Teachify Payments,幫你處理金流、開電子發票等事宜,讓你一條龍搞定。
步驟 4|到電子發票整合服務平台取號
申請通過之後,接著,你就要去 財政部電子發票整合服務平台 進行取號(去大平台拿你的字軌號碼)
⚠️因為是首次取號,要自己登入操作,之後如果有委託第三方加值服務中心,就不用再每期登入了。
1 ) 進入財政部電子發票整合服務平台網站,點選右上角的「登入」。
2 ) 點選登入後,右上方就會跳出一個視窗,登入身分請選擇「營業人」
3 ) 登入後,左側清單有點複雜,每個選項都很像,需要找一下 (´_ゝ`)
電子發票專用字軌號碼取號 → 電子發票專用字軌號碼取號(營業人)→ 取號 Email 維護 → 取號
4 ) 點選「➌ 取號 Email 維護」會出現這個畫面,點選「帶入」即可。如果你要用來取號的 Email,與原本系統設定的 Email 不同,可在下方點選「新增+」
5 ) 接著,點選「➍ 取號」,進入「電子發票專用字軌號碼取號」畫面。
選擇「發票期別」跟「發票類別」後,點選「提交取號」即可。
★ 如何確定電子發票字軌號碼取號成功?
如果確認審核通過,你就會收到財政部(einvoice@einvoice.nat.gov.tw)寄來的通知信件。
信件主旨為:電子發票配號結果通知 (Notice of e-invoice number assigned)
步驟 5|線上授權第三方加值服務中心
把這點寫在【步驟 5】 ,主要是因為 …… 既然你在【步驟 4 】已經登入財政部電子發票整合服務平台 ,那就先不要走!!!把「委託」加值中心這事,一起做掉~~
我們在前面有提到,一旦委託 ezPay 這樣的第三方加值服務中心,他們就會同步幫你上傳各種狀態的發票,包括開立、作廢或注銷,以及折讓單、空白未使用發票號碼到財政部,省時又省力。
要請他們幫忙,你就需要告知財政部,你已經把這件事「授權」給加值中心了。
1、請在左側清單找到以下路徑:營業人功能清單 → 基本資料 → 主憑證資料登陸作業,插入工商憑證,並輸入卡片密碼,再點選「登錄主憑證」。
2、請再根據下圖步驟指示,營業人功能清單 → 加值中心及代理業務授權 → 營業人授權加值中心字軌號碼相關業務,在右側大框框中填寫相關資料,再點選「新增授權」,系統跳出工商憑證驗證畫面後即完成。
步驟 6|將財政部電子發票字軌新增到 ezPay 系統
當你收到財政部寄給你的「電子發票配號結果通知信」,信件就有字軌號碼,你還要把這個字軌跟號碼,上傳到第三方加值服務平台(因為我們是使用 ezPay,所以只會有這家的教學。╮(╯_╰)╭)
進入ezPay 系統後,選擇發票管理。
請點選左側發票管理的「管理設定」→ 「發票字軌號碼設定」
請把信中的字軌跟起迄號碼,全都填入空白欄位,點選「新增字軌」即可。
▼ 這邊也幫大家找了一支影片,如果你有看圖片文字障礙(?)
步驟 7|委任 ezPay 自動幫你新增電子發票字軌
新增字軌後,也要進行一個委任啟用的動作,這樣子,接下來 財政部電子發票整合服務平台 每期配號給你時,eZpay 就會自動幫你做好相關設定。
新增方式選取「委任下載新增」→ 委任設定點選「啟用」
步驟 8|委任 ezPay 自動幫你上傳空白電子發票字軌
除了新增字軌,我們先前也有反覆提到,沒有用到的空白字軌,也必須要上傳回財政部。
你如果需要 ezPay 幫你做這件事,進入ezPay 後台後,選擇發票管理。
請在左側清單「發票管理」的「管理設定」→ 「上傳空白未使用字軌」,點選「啟用」即可。
▼ 每期字軌結算完後,ezPay 都會先寄一封「 電子發票空白未使用字軌確認通知信 」。
▼ 自動幫你上傳完成後,會再寄一封「 電子發票空白未使用字軌上傳完成通知信 」
★當期電子發票字軌號碼用完怎麼辦?我該如何申請增加字軌組數?
有的時候商品銷售,遠遠超過預期,結果電子發票字軌號碼不夠用了,該怎麼辦呢?
你可以選擇在線上申請增加電子發票字軌,或是直接臨櫃辦理。→ 官方教學文章參考
1、請登入「財政部稅務入口網」。
2、左側選單請選擇:線上申辦 → 稅務線上申辦 ❶
3、稅別分類選擇「營業稅 ❷」,申辦項目手動輸入文字「電子發票字軌 ❸」, 點選「搜尋 ❹」,下方搜尋結果即可看到 — 申請【增加 / 減少】電子發票字軌號碼本數,請點選「工商憑證」❺
4、插入工商憑證並登入 (第一次登入需先安裝元件),填完資料並送出即可。
⚠️ 小提醒:無論你是用線上申辦還是臨櫃辦理,處理工作日都是5天。為了避免出現,有消費者購買,電子發票字軌卻呈現 zero 的悲劇,我們強烈建議你,只要發現發票字軌可能會不夠,請提前、盡速申請。
(不然事後要進行補開立發票等相關事宜,可能又是一段惡夢!)
這篇文章就先講到這啦!真開心你可以看到這。^_^
如對於電子發票有其他相關疑問,可以參考:財政部電子發票整合服務平台常見問題
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